Con el ánimo de facilitar la correcta elaboración de actas que deban inscribirse en esta Cámara de Comercio, resumimos a continuación los requisitos legales que deben observarse.

Requisitos

• Nombre completo de la entidad sin ánimo de lucro.
• Nombre del órgano social que se reúne, por ejemplo, asamblea de asociados, junta directiva, consejo de administración, etcétera.
• Domicilio (ciudad), lugar y fecha de la reunión.
• Convocatoria Forma en que se realizó la convocatoria a la reunión:

¿Quién debe convocar?

La persona u órgano que realizó la convocatoria, según lo previsto en los estatutos, por ejemplo, el representante legal, la junta directiva, etcétera.

¿Cómo se debe realizar la convocatoria?

A través del medio previsto en los estatutos para notificar o citar a los asociados, por ejemplo aviso de cartelera en las oficinas de la entidad, publicación en un diario de circulación en el domicilio principal, comunicaciones escritas a cada asociado, etcétera.

¿Con qué antelación se debe llevar a cabo la convocatoria?

La antelación es el período de tiempo previo a la reunión en el que se debe hacer la convocatoria. Por lo anterior en el acta se debe informar con cuántos días hábiles o comunes, de anticipación se citó a la reunión, o la fecha en que se realizó la citación.

Cuando se trate de reuniones por derecho propio o cuando estén presentes en la reunión la totalidad de los asociados, no es necesario indicar la antelación, sin embargo deberá dejar constancia en el acta que en la reunión se encontraba presente la totalidad de los asociados o que se trataba de una reunión por derecho propio.

Para realizar el conteo de los días, debe tener en presente que no se cuenta el día de la convocatoria ni el día de la reunión.

Importante

Se recomienda antes de realizar la convocatoria, verificar en los estatutos lo relativo a la persona u órgano, la forma y la antelación prevista para citar a las reuniones.

Si en los estatutos de la entidad no hay cláusulas al respecto o no son completas, deben consultarse los reglamentos internos permanentes que regulan la convocatoria.

Cuando los estatutos o los reglamentos internos no expresan los requisitos antes citados para efectuar la convocatoria, ésta deberá efectuarse mediante aviso publicado en un diario de amplia circulación en el domicilio principal de la entidad y con quince (15) días hábiles de antelación cuando hayan de aprobarse los balances de un ejercicio, o con cinco (5) días comunes para los demás casos. Para calcular los días, no debe tenerse en cuenta el día de la citación a la reunión, ni el día dispuesto para su realización.

Quórum

Si se trata de actas de asambleas, indique el número total de asociados hábiles convocados, y el número total de asociados hábiles (presentes y representados), o delegados que asistieron, o el porcentaje de asociados o delegados hábiles que asistieron. Ej.: se encuentra presente el 60% de los asociados hábiles.

Si se trata de actas de juntas directivas o consejos de administración, indique el nombre completo de los miembros presentes.

Tenga en cuenta que los miembros de la junta directiva o del consejo de administración que se reúnen deben estar previamente inscritos en la Cámara de Comercio.

No obstante, para el registro en la cámara de comercio, es suficiente indicar en el acta que se dio cumplimiento a la ley y a los estatutos en cuanto a convocatoria y quórum.

Decisiones

Indique con cuántos votos se aprobó cada una de las decisiones tomadas en la reunión, especialmente las relativas a reformas estatutarias y nombramientos, Por ejemplo: se aprobó por el 70% de los presentes, por 30 votos a favor, 10 en blanco y 7 en contra, o en caso de unanimidad, expréselo así en el acta.

Si la decisión consiste en una reforma estatutaria, transcriba el texto de las cláusulas modificadas, tal como van a quedar.

Nombramientos

El nombramiento debe hacerse por el órgano competente previsto en los estatutos. Es importante antes de realizar los nombramientos verificar en los estatutos a quién le corresponde realizar la designación. Por ejemplo: si en los estatutos se expresa que el revisor fiscal lo nombra la asamblea, no procede su nombramiento mediante acta de la junta directiva.

Los nombramientos efectuados deben corresponder a los cargos creados en los estatutos. Cuando se nombra junta directiva, debe corresponder con el número de los renglones previstos en los estatutos. Así mismo, si los renglones de la junta directiva son 3 principales con sus respectivos suplentes, no deben nombrarse más renglones de los creados, a menos que se indique que un determinado renglón queda vacante o pendiente por designar.

Indique claramente nombre, apellidos completos, número de identificación de cada una de las personas nombradas.

Informe en el acta si las personas elegidas aceptaron los cargos. Si la aceptación no consta en el acta, podrán enviarse cartas de aceptación anexas al acta.

Aprobación del acta

Debe existir constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social que se reúne, o por todas las personas que integran la comisión designada para aprobar el acta. En este último caso, deberán aparecer las firmas de estas personas.

Firma o constancia de firma del presidente y secretario de la reunión

El acta debe estar firmada por el presidente y el secretario de la reunión, o tener la constancia de que el original que reposa en el libro de actas se encuentra firmado por estas personas.

Registro parcial de cuerpos colegiados: pago de derechos de inscripción e impuesto de registro.

Es importante advertir que en los casos en que no se anexe la constancia de aceptación o posesión o no se informe el número de identificación de algun (os) miembro (s) de cuerpos colegiados (juntas directivas, consejos directivos, juntas de vigilancia, etc.) y la cámara verifique la procedencia del registro de las personas que aceptaron o se posesionaron o se informó su identificación, se realizará una inscripción parcial del acta.

Lo anterior implica que para inscribir los nombramientos de las personas que no se pudieron inscribir por falta de los citados requisitos, se deberá inscribir nuevamente el acta y por lo tanto, pagar los respectivos derechos de inscripción e impuesto de registro.

Recomendaciones

Para inscribir el acta que contenga la aceptación de la renuncia de un representante legal o de un revisor fiscal, es necesario que en el mismo instrumento se designe la persona que habrá de remplazarlo.

Cuando se trate de reelecciones de miembros de órganos colegiados, anexe la carta de aceptación de las personas designadas e informe su número de identificación.

Cuando se trate de reelecciones de representantes legales y revisores fiscales, no es necesario realizar un nuevo registro, dado que los mismos conservan tal carácter hasta que se nombre una nueva persona.

Cuando en los estatutos no se indique expresamente que los representantes legales serán elegidos por la asamblea de asociados, la designación le corresponderá a la junta directiva o al órgano de administración respectivo.

El original del acta deberá reposar en el libro de actas de la entidad.

La copia que se envíe a la cámara de comercio debe ser legible para garantizar su reproducción.

Si se envía fotocopia o extracto, ésta deberá ser autorizada por el secretario o por representante legal de la entidad en la cual se exprese que es "fiel copia del original que se encuentra en el libro de actas". A cambio de lo anterior, puede allegarse fotocopia autenticada ante notario público.
Al solicitar la inscripción cancele el valor que le liquidará el cajero.

La inscripción de las actas causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del departamento, en una tarifa equivalente a cuatro salarios mínimos diarios legales vigentes a la fecha de presentación del acta.

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