Registros Públicos

¿COMO INSCRIBIR LOS NOMBRAMIENTOS EN ENTIDADES CON ANIMO DE LUCRO Y ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO?

1. ¿QUE NOMBRAMIENTOS SE INSCRIBEN?
  1. En las entidades con ánimo de lucro como, las sociedades comerciales y civiles, las empresas asociativas de trabajo, y empresas unipersonales, se puede inscribir en el registro mercantil el nombramiento del principal y suplente del Representante legal (órgano de representación), Junta Directiva (órgano de administración), y Revisor fiscal (órgano de vigilancia).
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  3. De las sociedades, por ley deben tener Junta Directiva las anónimas y en comanditas por acciones, para las demás es facultativo crear el órgano en los estatutos, al igual que en la empresa unipersonal y las sas.
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  5. Los Revisores Fiscales deben existir por ley en las sociedades anónimas, en comanditas por acciones, en las sucursales de sociedades extranjeras, en las sociedades que por ley o estatutos la administración no corresponda a todos los socios y lo disponga cualquier número de socios excluidos de la administración que representen no menos del veinte por ciento del capital, y en cualquier sociedad comercial cuyos activos brutos a 31 de diciembre del año anterior sea o exceda de cinco mil salarios mínimos mensuales y/o cuyos ingresos brutos durante el año anterior sea o exceda de tres mil salarios mínimos mensuales.
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  7. En las entidades sin ánimo de lucro como, las del sector de la economía solidaria (pre- cooperativas, cooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales, auxiliares del cooperativismo, etc.) , las corporaciones o asociaciones y fundaciones, se puede inscribir en el registro de las entidades sin ánimo de lucro, los nombramientos indicados en el inciso primero del punto anterior. La denominación de los órganos en estas entidades cambia: El órgano de administración en las pre cooperativas es el Comité Directivo, en las cooperativas Consejo Directivo; el órgano de vigilancia en las pre cooperativas es el Comité de Vigilancia, en las cooperativas Junta de Vigilancia; estas entidades deben tener Revisor Fiscal cuando el patrimonio supere los quinientos salarios mínimos mensuales.
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  9. Los órganos de los fondos de empleados se denominan, Representante legal, Junta directiva, Revisor Fiscal y Junta de Vigilancia. A las asociaciones o corporaciones y fundaciones les es facultativo tener o establecer la denominación de los mencionados órganos, salvo la revisoría fiscal que es obligatorio para las Fundaciones
2. ¿DÓNDE SE DEBE EFECTUAR EL REGISTRO DE LOS NOMBRAMIENTOS?
La solicitud de registro debe formularse exclusivamente en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la entidad con ánimo o sin ánimo de lucro. Si la entidad con ánimo de lucro efectúa un nombramiento en uno de sus establecimientos de comercio (sucursal o agencia), el registro se debe efectuar en la Cámara donde está matriculado dicho establecimiento.
3. ¿COMO DILIGENCIAR EL REGISTRO?
  1. -Número del consecutivo del acta.
  2. -Nombre de la entidad a la que pertenece.
  3. -Nombre del Órgano competente que actúa.
  4. -Lugar, fecha y hora de la reunión.
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  6. Quien convocó, el medio utilizado y los días de anticipación de la convocatoria, la que debe estar conforme los estatutos para el tipo de reunión que se realizó.
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  8. Para la reunión universal ( donde espontáneamente se encuentra presente la totalidad de los socios) no se requiere convocatoria. Para contabilizar los días comunes de anticipación, no se cuenta el de la convocatoria, ni el de la reunión; si los días de anticipación son hábiles, tampoco se cuentan los domingos, festivos y el sábado depende si la entidad lo labora o no.
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  10. La relación de los asistentes, indicando el número total de votos de la entidad y el número de votos presentes o representados en la reunión.
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  12. Tratándose de sociedades por acciones, además de indicar los socios, se debe señalar el total de las acciones suscritas de la entidad y el total de las acciones suscritas presentes o representadas en la reunión. Para iniciar y desarrollar cualquier reunión, se debe cumplir con el quórum deliberatorio mínimo exigido en los estatutos o la ley. Ÿ Si la reunión es de Junta Directiva, el quórum se demuestra relacionando el nombre completo de los directivos presentes en la reunión, quienes deben estar inscritos en la Cámara de Comercio.
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  14. Los nombramientos efectuados y el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco.
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  16. La constancia de aprobación del acta por parte del Órgano que actuó o de la comisión designada para tal efecto.
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  18. Firmas del presidente y secretario de la reunión, en serial de cierre.
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  20. Autorización (certificación) de la expedición de la copia del acta, suscrita por el secretario de la reunión o el representante legal de la entidad; o fotocopia autentica de la misma ante notario. El original del acta debe estar en el libro de actas previa y debidamente registrado en la Cámara.
  1. Para sociedades anexar para el trámite fotocopia de la cédula de ciudadanía de los nombramientos.
Para las ESAL anexar para la revisión copia de la cédula de ciudadanía.
4. ¿CUÁNDO Y QUE ANEXOS SE DEBEN PRESENTAR AL DOCUMENTO DEL NOMBRAMIENTO?
De los elegidos que no aceptaron el nombramiento durante la reunión, según el acta, se debe enviar la constancia de aceptación con firma y cedula.
5. RECOMENDACIONES
  • Verifique que el nombramiento lo haga el Órgano competente.
  • Compruebe que los nombramientos correspondan a cargos previstos en los estatutos o en la ley.
  • La copia del acta que se remita debe ser totalmente legible, pare garantizar su digitalización.
6. ¿QUE CONCEPTOS DE PAGO SE GENERA AL REGISTRAR EL NOMBRAMIENTO?
Al solicitar el registro de los nombramientos, se debe cancelar los derechos de inscripción, y el impuesto de registro que se cancela a favor del Departamento.
IMPORTANCIA DE LA INSCRIPCIÓN
IMPORTANCIA

DE LA INSCRIPCIÓN

El registro de los nombramientos hace que el acto surta efectos frente a terceros, generándole fuerza obligante y oponibilidad por su publicidad en la Cámara, siendo reconocido el elegido y sus facultades para actuar frente a terceros, a partir de su inscripción.