Registros Públicos

¿COMO INSCRIBIR SU CONTRATO DE AGENCIA COMERCIAL?

1. ¿QUE ES EL CONTRATO DE AGENCIA COMERCIAL?
Es el contrato por medio del cual, un comerciante (agente) asume en forma independiente y de manera estable el encargo de promover o explotar negocios en un determinado ramo y dentro de una zona prefijada en el territorio nacional, como representante o agente de un empresario nacional o extranjero o como fabricante o distribuidor do uno o varios productos del mismo.
2. ¿QUÉ DEBE CONTENER EL CONTRATO?
Para inscribir el contrato, debe contener por lo menos lo siguiente: Ÿ Nombre, domicilio y documento de identidad tanto del empresario como del agente. Ÿ La especificación de los poderes o facultades del agente a sus limitaciones. Ÿ El objeto de la agencia. Ÿ El ramo sobre el que versen sus actividades el término de duración del contrato. Ÿ El territorio donde va a desarrollar sus actividades el agente.
3. RECOMENDACIONES
  1. – El contrato lo deben suscribir las partes, empresario y agente
  2. – Si el contrato consta en documento privado, debe enviarse una copia autentica legible.
  3. – Se le debe efectuar la diligencia de reconocimiento de firma y del contenido del documento por los otorgantes ante Notario o Juez. También puede hacer se presentación personal por quienes lo suscriben ante el secretario de la Cámara.
  4. – Si el contrato fue celebrado en el exterior, deben autenticarse las firmas ante el funcionario competente del respectivo país y/o por el respectivo agente consultar, cuya firma debe abonarse por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
  5. – En caso de que el documento se extienda en idioma distinto al castellano, debe enviarse junto con la traducción oficial hecha por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o por un funcionario debidamente autorizado.
  6. – Si el agente no está matriculado con el registro mercantil es necesario que cumpla con esta obligación, quien además debe matricular un establecimiento de comercio, porque su actividad implica el ejercicio del comercio en forma independiente, lo que lo hace comerciante.
  7. – El contrato debe inscribirse en la Cámara de comercio con jurisdicción en el lugar de su celebración y en la Cámara correspondiente al lugar de su ejecución. Nombre, domicilio y documento de identidad tanto del empresario como del agente.
4. ¿QUE CONCEPTOS DE PAGO SE GENERA AL INSCRIBIR UN CONTRATO DE AGENCIA COMERCIAL?
Al solicitar la inscripción se genera el pago de los derechos de inscripción, más el impuesto de registro que es de orden Departamental.
5. ¿SE DEBE INSCRIBIR LA MODIFICACION O CANCELACION DEL CONTRATO?
Sí. La modificación o cancelación del contrato se debe efectuar en los mismos términos establecidos para la celebración del contrato inicial.
6. IMPORTANCIA DE LA INSCRIPCIÓN DEL CONTRATO DE AGENCIA COMERCIAL
El registro del contrato hace que el mismo surta efectos frente a terceros y permite a la Cámara certificar sobre los términos del mismo.
1. ¿QUE ES UNA AGENCIA?
Es un establecimiento de comercio (llámese tienda, oficina, almacén, fabrica, bodega, planta industrial, factoría, etc.) abierto por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio principal, cuyo administrador carece de facultades para representarla legalmente (Art. 264 del C. ció.). No es lo mismo la agencia como establecimiento de comercio de una sociedad, al contrato de agencia comercial suscrito entre dos comerciantes.
2. ¿DONDE SE DEBE MATRICULAR?
La solicitud de matrícula y registro de documentos debe formularse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la agencia va a desarrollar su actividad.
3. ¿CUÁNDO SE DEBE MATRICULAR?
La matrícula se debe efectuar dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura
4. ¿COMO SE EFECTUA LA MATRICULA?
  1. Antes de asignarle nombre a la agencia, verifique en la Cámara que no se encuentra inscrito un nombre igual.
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  3. Adquiera y diligencie el formula rio Registro único empresarial compuesto por la Carátula única y el Anexo de matrícula. El formulario debe estar suscrito por el representante legal de la casa principal. Evite tachones y enmendaduras. Lea detenidamente las instrucciones del formulario y diligéncielo de manera exacta.
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  5. Si la decisión de apertura de la agencia proviene de un órgano colegiado (junta de socios, asamblea de accionista o junta directiva) conforme las facultades estatutarias, se debe enviar copia autentica del documento (acta) donde conste la decisión, si la copia no está autentica, puede venir autorizada con la firma del secretario de la reunión o del representante legal de la entidad.
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  7. Si conforme los estatutos la decisión está radicada en el representante legal de la sociedad, se debe enviar el documento privado con diligencia de presentación personal, por medio del cual, se decreta la apertura de la agencia, y el formulario de matrícula mercantil debidamente diligenciado y suscrito por el mismo.
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  9. Si se requiere inscribir el nombra miento del administrador de la agencia, es necesario llegar copia del acta o del documento donde se nombró, si no consta en el documento de apertura. Se debe acreditar la aceptación al cargo del elegido e informar su número de identificación y anexar cédula de ciudadanía.
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  11. Si la casa principal de la sociedad que decretó la apertura de la agencia es jurisdicción de otra Cámara, se debe enviar el certificado de existencia y representación legal.
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  13. Verifique en los estatutos que el órgano social que decretó la apertura de la agencia es el competente