Registros Públicos

DEPOSITO DE ESTADOS FINANCIEROS

1. ¿CUANDO SE DEBE HACER EL DEPOSITO O PUBLICIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?
Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados , las sociedades deberán depositar copia de los Estados Financieros de Propósito General, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, ante la Cámara de Comercio del domicilio social, Rimados y certificados por el representante legal, contador público y/o Revisor Fiscal, si es el caso (Ley 222 de 1995).
2. ¿CUALES SON LOS ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL?
Conforme el Dec. 2649 de 1993, son aquellos que se preparan al cierre de un periodo para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos, y los conforman: El Balance General; El Estado de Resultados; El Estado de Flujo de Efectivo; El Estado de Cambios en la Situación Financiera; y El Estado de Cambios en el Patrimonio. Cuando los estados financieros se depositen en la Superintendencia de Sociedades, no tendrán que ser depositados en las cámaras de comercio. La Superintendencia de Sociedad es asegurar los mecanismos necesarios para garantizar el acceso a la información que no tenga carácter reservado. La Cámara de Comercio deberá conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en este artículo por el término de cinco años”.
3. ¿CUÁNDO LOS ESTADOS FINANCIEROS ESTÁN CERTIFICADOS?
Cuando el Representante Legal y el Contador Público declaran que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. 
4. ¿CUANDO LOS ESTADOS FINANCIEROS ESTÁN DICTAMINADOS?
Cuando además de estar certificados, se acompañan de una opinión profesional del Revisor fiscal o a falta de éste, del Contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría aceptadas en Colombia.
5. ¿QUÉ FUNCIÓN EJERCE LA CÁMARA FRENTE AL DEPÓSITO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?
La Cámara no registra los estados financieros, los debe conservar por cualquier medio y por el término de cinco años. Y expedirá copia de tales documentos a quienes lo soliciten y paguen los respectivos costos, el depósito no genera impuesto de registro. Se recomienda en el oficio remisorio indicar el número y la fecha del acta en la cual fueron aprobados los estados financieros.
6. ¿QUÉ SUCEDE CUANDO UNA SOCIEDAD NO PUBLICA DEPOSITA SUS ESTADOS FINANCIEROS?
 El artículo 42 de la ley 222 de 1995, establece: “Ausencia de estados financieros. Sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar, cuando sin justa causa una sociedad se abstuviera de preparar o difundir estados financieros estando obligada a ello, los terceros podrán aducir cualquier otro medio de prueba aceptado por la ley. Los administradores y el revisor fiscal, responderán por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la falta de preparación o difusión de los estados financieros” (negrilla fuera de texto).