Registros Públicos

¿COMO REGISTRAR UNA SUCURSAL?

1. ¿QUE ES UNA SUCURSAL?
Es el establecimiento de comercio o unidad comercial (conjunto de bienes – tangibles o intangibles organizados por el empresario para realizar los fines de su empresa) de una sociedad comercial, que se puede localizar para funcionar dentro o fuera del domicilio de la casa principal, cuyo administrador tiene facultades de representante legal y actúa a nombre de la sociedad representándola u obligándola. Si no se indican las facultades expresas del administrador (en los estatutos, poder, documento privado, acta, o contrato de preposición.) para registrarse en la Cámara, se entiende que tiene las mismas facultades del represente legal de la casa principal.
2. ¿EN QUE MOMENTO Y DONDE SE EFECTUA LA MATRICULA?
La matrícula de la sucursal debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de apertura. La matrícula del establecimiento y del registro de sus documentos debe efectuarse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desarrollar sus actividades.
3. ¿COMO SE EFECTUA LA MATRICULA?
Antes de asignarle nombre a la sucursal verifique en la Cámara de Comercio que no se encuentre ya inscrito un nombre igual al elegido. Diligencie el formulario del registro único empresarial y social RUES, indicando de manera exacta los datos solicitados, firmando los formularios el administrador de la sucursal o el representante legal de la casa principal. Se recomienda leer detenidamente las instrucciones para evitar tachones y enmendaduras. Si la sociedad abre la sucursal en un lugar que corresponda a una Cámara de Comercio con jurisdicción diferente de la del domicilio principal de la entidad, se debe anexar, además:
  1. Copia del documento donde consta la decisión del órgano competente que conforme los estatutos ordenaron la apertura de la sucursal. Si el competente es un órgano colegiado, el documento será una copia del acta que puede venir autorizada con la firma del secretario de la reunión o del representante legal.
  2. Si el competente es el representante legal, al documento privado se le efectuara diligencia de presentación personal ante notario o el secretario de la Cámara.
  3. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de comercio del domicilio principal de la sociedad.
  4. Copia del documento que contiene el nombramiento del administrador, si no consta en un documento anterior, donde se acredite la aceptación al cargo y el número de identificación del elegido. Al acta o documento privado don de conste el nombramiento, se tendrá en cuenta lo indicado para el documento de apertura.
  5. Copia del documento que contenga las facultades del administrador (poder, documento privado, acta, o contrato de preposición), si no constan en un documento anterior o en los estatutos.
Si la sociedad propietaria tiene domicilio dentro de la jurisdicción de la cámara de comercio de Florencia, solamente se debe verificar los siguientes requisitos:
  1. Nombre asignado a la sucursal que no debe ser el mismo de otro establecimiento o sociedad ya inscrito.
  2. Formulario de matrícula mercantil
  3. Copia del acta donde conste la decisión del órgano competente que ordenó la apertura de la sucursal.
  4. En caso que las facultades del administrador no consten en los estatutos, se debe traer el documento o poder que las otorguen.
  5. El acta o documento donde conste el nombramiento del administrador de la sociedad.
4. ¿QUE CONCEPTOS DE PAGO SE GENERA AL MATRICULAR UNA SUCURSAL?
Para adelantar la matrícula de una sucursal el propietario debe cancelar los derechos de matrícula del establecimiento de comercio y los derechos de inscripción de cada documento que se inscribe. Debe acreditar con el recibo original de la Cámara principal, el pago del impuesto de registro de la escritura de constitución y reformas allí registradas, para que no se vuelva a cobrar el mismo concepto sobre documentos ya inscritos en otra Cámara; y debe cancelar el valor del impuesto por la inscripción del documento que ordeno la apertura de la sucursal y el nombramiento el administrador, si están separados.
5. ¿SE DEBE RENOVAR LA MATRICULA MERCANTIL DE UNA SUCURSAL?
Sí. La matrícula se renueva entre los meses de enero a marzo de cada año para actualizar la información del establecimiento y del propietario (la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año anterior al que renueva). Para renovarse debe diligenciar el formulario correspondiente, presentarlo en la Cámara y cancelar los respectivos derechos
6. ¿COMO SE CANCELA LA MATRICULA DE UNA SUCURSAL?
Autorizado el cierre por el órgano competente, debe solicitarse su cancelación presentando el respectivo documento (conforme lo indicado para el documento de apertura), cancelando los derechos de inscripción del documento y el impuesto de registro y estampillas de la gobernación.
LISTADO DE CHEQUEO
LISTA DE CHEQUEO

PARA EL PRESENTE TRÁMITE

Copia del acta en la cual consta la decisión del órgano competente que ordenó la apertura o cierre. Si se presenta solo comunicación del representante legal, se deberá revisar si tiene facultad para abrir o cerrar sucursales.

Copia de las escrituras o del documento privado de constitución y de reformas con la constancia del pago del impuesto de registro.

Acta donde conste el nombramiento del representante legal con carta de aceptación e identificación, si dentro de la misma acta no consta esta situación

Para los casos de documentos de entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, debe solicitarse certificado de existencia y representación legal expedido por la misma.

Formulario de matrícula.

IMPORTANCIA DE LA MATRICULA
IMPORTANCIA

DE LA MATRÍCULA DE LA SUCURSAL

Facilita la prueba de la existencia y propiedad del establecimiento con el certificado que expide la Cámara; no permite el registro de otra matricula con el nombre de la sucursal; evita multas que puede imponer la Superintendencia de industria y comercio; es un medio de publicidad y fuente de información comercial del establecimiento; da el ingreso a la base de datos de la Cámara; facilita la celebración de negocios con cualquier sector; da cumplimiento de oponibilidad a terceros y genera efectos ante estos.